Las diferentes hojas de cálculo existentes: ventajas e inconvenientes de cada una
Probablemente la hoja de cálculo más conocida sea Excel, como demuestran los datos recogidos entre los participantes de nuestro curso de hoja de cálculo del año pasado.
Sin embargo, hoy en día existen alternativas a Excel tales como OpenOffice, LibreOffice y la hoja de cálculo de Google, que crece de forma imparable en los últimos años.
¿Qué pedir a una hoja de cálculo?
Como la calidad y la usabilidad parece que todas las analizadas la tienen, el que sea gratuita, que se pueda alojar los archivos en la «nube» y que se integre con otras aplicaciones de edición de textos o presentaciones, sería cumplir con los requisitos actuales. Así se pueden utilizar sus datos para mandar cartas personalizadas a los padres, o hacer memorias de fin de curso, infografías, etc. En nuestro curso te enseñamos cómo hacerlo.
Gratuidad
Prácticamente todas las hojas de cálculo que te vamos a comentar son gratuitas. Incluso Excel se puede usar gratuitamente haciéndose una cuenta de Microsoft y utilizando Micrsoft365 que es el nombre dado ahora a lo que era Office 365.
Durante años, la gratuidad se llama OpenOffice y luego LibreOffice. La aparición de Google con su sistema de aplicaciones parece haber desplazado a estas opciones.
Guardarse en la nube
Muchos profesores usamos un ordenador en el centro y otro en casa. Esto significa que las alternativas existentes para guardar nuestro trabajo en Internet, en la «nube», además de en el ordenador, sean cada día más interesantes para nosotros.
Guardar en la nube nos permite el uso simultáneo de un archivo en varios dispositivos, así como la posibilidad de compartirlos con otras personas.
Compartir un archivo con los miembros del departamento es muy práctico para hacer programaciones, memorias, etc.
También, por ejemplo, si tienes un amigo más experto que tú, en un momento dado le puedes dar acceso y que te arregle el problema, aunque no esté presente físicamente.
La primera gran opción que surgió fue Dropbox, por lo cual es usado por muchos profesores. Las hojas de Excel en Dropbox se comparten fenomenalmente, y también las de OpenOffice.
Google, se caracteriza por su afán de acapararlo todo y además de hacerlo «on line», no olvidemos que los ordenadores ChromeBook son de Google y nacieron con la idea de que casi todo se haga online. Pues, bien, Google planteó una alternativa a Dropbox, llamada Google Drive, a la cual tiene acceso cualquier titular de una cuenta de correo de gmail o incluso de cuentas de otro tipo.
Google Drive posee su propia suite ofimática con su hoja de cálculo, procesador de texto y programa de presentaciones alternativos. Su gran ventaja es que ya directamente se guardan online y que, además se integra con Google Classroom y sus herramientas educativas. Su hábitat natural es la nube. Muy recomendable
La guerra por dominar la «nube» se ha ido haciendo cada vez más feroz entre las grandes empresas de internet. Microsoft lanzó OneDrive, el lugar donde alojar tus archivos y en el que Office se encuentra en su sitio. Es más lanzó Office365, el equivalente online de su ultima versión de Office, como réplica a la suite de Google.
Excel
Es probablemente la hoja de cálculo más usada, ya que ha sido casi la única de la que se disponía hasta hace unos años. Excel ha venido siempre con la suite ofimática Microsoft Office, junto a Word y PowerPoint.
Uno de sus principales problemas era que cada vez que Microsoft lanzaba una nueva edición, había que volver a comprarla, con lo cual, casi todo el mundo tenía ediciones pasadas y/o pirateadas. Probablemente todavía gran parte de las instalaciones de Excel sigan siendo de este tipo. Es ya hora de cambiar.
La competencia con Google parece que llevó a Microsoft a sacar una versión llamada Office 365, ahora Microsoft 365, que goza de muchas ventajas, ya que tiene su propia “nube”, llamada OneDrive.
Existe una versión gratuita, simplemente haciéndose una cuenta de Microsoft. Da acceso a sus aplicaciones y te da 5 Gb de alojamiento gratuito en OneDrive.
La versión de pago y la versión educativa permiten 1 Tb de almacenamiento. Algunas consejerías y centros suministran una cuenta gratuita a sus profesores. Deberías enterarte si la tuya es una de ellas, puedes probar simplemente usando tu cuenta de centro o consejería.
Google Sheet
Google ha venido a trastocar todo desde el día que puso en marcha Drive, su disco duro en la nube, y lo fue dotando de herramientas online gratuitas.
Es el caso de su hoja de cálculo, Sheets, completamente gratuita, integrada con el resto de las aplicaciones de la suite, entre las que destacan Classroom, Sites, Blogger, además de documentos, presentaciones, etc.
Encima su estética es impecable, a años luz de la de OpenOffice y con nada que envidiar a Excel.
Y su gran ventaja: no hay nada que instalar, se usa con el navegador, se guarda automáticamente y se puede compartir para trabajar en equipo.
OpenOffice
Durante bastante tiempo ha sido la alternativa gratuita a Office de Microsoft, lo que ha hecho que algunos centros educativos la adoptaran como “oficial”.
Su hoja de cálculo se llama Calc, y es compatible con Excel, o sea que abre y guarda sin problemas archivos de Excel, siempre y cuando se guarden como archivos de Excel con las extensiones de Excel .xls
Por supuesto que Excel no abre los archivos con la extensión .ods propia de Calc.
Tiene una estética un poco ramplona en comparación con Excel o Google Sheet.
Si vas a descargar OpenOffice, verás que en la web de descargas lo llaman Apache OpenOffice. Puedes descargarlo con tranquilidad.
LibreOffice
Hace ya bastante tiempo que se desgajó de OpenOffice con el nombre de LibreOffice y es básicamente similar y también completamente gratuita.
Su principal diferencia con el anterior es su mayor compatibilidad con Excel, ya que sí es capaz de guardar archivos con la extensión .xlsx
De alguna manera parece que LibreOffice está un poco más avanzado, ya que por el tipo de licencia, puede incorporar las novedades de OpenOffice mientras que no es posible lo contrario.
Compatibilidad
Como Excel ha sido el gran dominador del mercado durante muchos años, no hay que olvidar que es propiedad de Microsoft, la misma empresa de Windows, pues Excel se ha convertido en el estándar de las hojas de cálculo, por lo que todas las hojas citadas ofrecen compatibilidad con Excel.
Hay una ventaja en el uso de este tipo de software además de la de su gratuidad, y es que no hay problemas de versiones, al ser gratuitas, siempre tendrás la última versión. En Excel cada vez que hay cambio de versión hay que volver a pagar…
En resumen
Lo lógico sería que en los centros educativos y, por qué no, en nuestras casas utilizáramos al máximo software gratuito en vez de pagar a Microsoft o piratear sus productos. Además, es que en algunos aspectos estas alternativas funcionan mejor que Office de Microsoft o son más fáciles. Valga un ejemplo: enviar mensajes de correo electrónico (combinación de correspondencia), no es posible con Excel si no usas como correo electrónico el programa Outlook, sin embargo es muy fácil con OpenOffice o con Google usando el programa de correo habitual (casi siempre un correo basado en la Web, como gmail o hotmail). Con Google Sheet se hace añadiendo complementos.
En este momento, Google es, posiblemente, la alternativa de elección para todo el mundo: para quien se inicie con la hoja de cálculo, para los que llevan años peleando con viejas versiones de Excel, para los que estén aburridos de la espartana estética de OpenOffice – LibreOffice y sobre todo, para los que quieran trabajar en los mismos archivos desde distintos ordenadores, tablet, teléfono móvil, etc.